Kierownik brzmi dumnie i prestiżowo i tak, jakby to stanowisko miało zapewnić ci życie na wysokim poziomie. Kierownik, kierownikowi nierówny i to, co będziesz musiał wykonywać w jednej firmie, nie koniecznie pokryje się z warunkami zatrudnienia w drugiej. Zastanawiałeś się kiedyś nad pracą office managera? Co kryje się pod tym tajemniczym pojęciem? Na czym polega praca kierownika biura (office managera)? Czym zajmuje się taka osoba? Odpowiadamy na wszystkie pytania!
Kierownik biura (office manager) – kto to jest i gdzie go znajdziemy?
Kierownik biura, często zwany z języka angielskiego office manager jest osobą obecną w niemal każdej firmie lub instytucji, bez względu na rodzaj prowadzonej przez nie działalności. Zakres obowiązków office managera jest bardzo szeroki i w dużym stopniu zależy od profilu danej firmy. Office manager jest odpowiedzialny za zarządzanie administracją firmy, czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, przygotowywanie zamówień, zapewnienie prawidłowego obiegu informacji oraz dokumentów, nadzór i zarządzanie personelem biura, a w szczególności rozdzielanie obowiązków i kontrola ich realizacji.
Tak naprawdę kierownik biura, czyli office manager to stanowisko bardzo złożone, które niejako powstało z połączenia kilku innych etatów. Kierownik biura pełni rolę team leadera, sekretarki, asystentki i wiele innych. Oczywiście nie w całości, w końcu to byłoby niewykonalne, ale faktycznie, część obowiązków jest takich samych. Office manager to bowiem samodzielne stanowisko, niekiedy związane z zarządzaniem nie tylko powierzchnią biurową, ale również niewielkim zespołem pracowników zajmujących się zadaniami administracyjnymi.
Zakres obowiązków office managera, czyli czym zajmuje się jeszcze kierownik biura?
Oczywiście teoria brzmi pięknie, łatwo i prosto, jednak jak to wychodzi w praktyce. Kierownik biura, czyli office manager musi zająć się organizacją np. spotkania z dostawcami lub kontrahentami. W tym celu musi sporządzić listę osób, które na takim spotkaniu powinny się pojawić, ustalić termin, który będzie idealny dla każdego. Wysłać odpowiedniego maila i poczekać na odpowiedź. Kierownik biura (office manager) odpowiada także za zarządzaniem pracownikami oraz przygotowanie dla nowych pracowników miejsc pracy, niezbędnych do rozpoczęcia współpracy.
Jakie przykładowe zadania czekają cię na tym stanowisku?
Teoria to jedno, a co mówi rynek pracy? Aby zagłębić się nieco bardziej w ten temat, postanowiliśmy wyszukać kilka ofert pracy na popularnym serwisie OLX. Porównaliśmy do siebie zakres zadań i obowiązków w trzech różnych firmach.
„Zadania:
- kompleksowa organizacja pracy biura,
- prowadzenie kalendarza spotkań,
- nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
- dbanie o zaopatrzenie biura, składanie zamówień,
- koordynacja korespondencji,
- rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
- organizacja spotkań firmowych,
- wsparcie w realizacji projektów rekrutacyjnych.”
„Zakres obowiązków:
- organizowanie formalności związanych z administracyjnym funkcjonowaniem firmy (dokumentacja, współpraca z dostawcami i kontrahentami, korespondencja urzędowa)
- obsługa gości firmy i sali konferencyjnej
- prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej dystrybucja
zapewnienie sprawnego i zgodnego z procedurami obiegu dokumentów księgowych, - opisu dokumentów kosztowych
- nadzór nad dokumentacją kadrową, sporządzanie umów, współpraca z działem płac
- koordynacja kalendarza Zarządu oraz wsparcie administracyjne członków Zarządu (prowadzenie grafików posiedzeń, organizacja spotkań)
- wsparcie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej
- organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych
- kontrola zapasów materiałów biurowych oraz realizacja zakupów niezbędnych do bieżącego funkcjonowania biura i Spółki”
„Zadania:
- dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, ścisła współpraca z działem księgowości, z działem prawnym oraz działem kadr,
- organizacja spotkań, przyjmowanie gości i Klientów,
- obsługa korespondencji – prowadzenie ewidencji przesyłek przychodzących i wychodzących, współpraca z firmami kurierskimi,
- dbanie o standard wyposażenia biur, kontakt z administratorami biur, kontakt z dostawcami,
- organizacja podróży służbowych zarówno w Polsce jak i za granicą,
- stałe zaopatrywanie biur w niezbędne artykuły spożywcze, biurowe, sprzęt,
- nadzór nad pracą firmy sprzątającej,
- wsparcie w organizacji imprez i wydarzeń firmowych, konferencji, targów,
- wsparcie dla wszystkich działów firmy w kwestiach administracyjnych i organizacyjnych.”
