Praca biurowa wydaje się być łatwa, prosta i przyjemna, w końcu siedzisz przy biurku z laptopem czy z papierkami. Nie musisz nigdzie latać, nie musisz pracować fizycznie w pocie czoła, a siedzisz w klimatyzowanym biurze, pijesz kawkę i właściwie bardziej odpoczywasz niż pracujesz. Nic bardziej mylnego. Pisaliśmy już o tym jak wygląda praca administratora biurowego, teraz chcielibyśmy poruszyć kwestię ścieżki kariery. Jak tak naprawdę zostać administratorem biurowym? Kto się do tego nadaje? Czy jest to zawód odpowiedni dla ciebie? Odpowiadamy na wszystkie pytania!
Na czym polega praca biurowa? Czym tak naprawdę zajmuje się administrator biurowy i co należy do jego obowiązków?
Zacznijmy od najważniejszego, czyli od ustalenia sobie jednej kwestii. Jeśli sądzisz, że praca administratora biurowego/pracownika biurowego jest lekka, łatwa i przyjemna, niestety srogo się mylisz. W tym zawodzie narażony jesteś na ogromny stres, na twoich barkach spoczywa sporo odpowiedzialności, a każdy dzień to nie nuda, a nowe wyzwanie i rzeczy, które właściwie powinny być zrobione na wczoraj, a wiesz o nich dopiero od kilku minut. Pracownik biurowy wykonuje naprawdę szeroki zakres zadań. Co do nich należy?
Pracownik administracyjny zajmuje się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Jego głównym zadaniem jest segregacja i archiwizacja pism i dokumentów oraz dbałość o ich prawidłowy obieg w firmie. Musi on także prowadzić rejestr pism, wydruków dotyczących obsługi pracowników oraz sporządzać wszelakie dokumentacje oraz oficjalne pisma biurowe (jak np. raporty czy sprawozdania). Kolejną kwestią, która jest bardzo istotna jest przepływ informacji. Chodzi tutaj o przekazywanie wszelakich niezbędnych szczegółów czy informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy, kontakt z klientem czy z kontrahentami przedsiębiorstwa.
Umiejętności pracownika biurowego/administratora biurowego, bez których nie poradzisz sobie w tym zawodzie
Jakie umiejętności musisz posiadać jeśli chcesz wkręcić się do tego zawodu? Jakie cechy są tutaj najważniejsze i grają tzw. pierwsze skrzypce? Przede wszystkim najważniejsze – świetna, a właściwie idealna organizacja czasu. Pracownik biurowy ma naprawdę sporo obowiązków w skali dnia czy w skali tygodnia. Niektóre dokumenty musisz przygotować na już, inne na za tydzień, a jeszcze inne są bardziej złożone i termin jest dłuższy. O absolutnie żadnym raporcie czy sprawozdaniu nie wolno ci zapomnieć. Kalendarz to jedno, zapisywanie dat i zadań to drugie, ale przede wszystkim sam z siebie musisz być zorganizowanym i ogarniętym człowiekiem. Co jeszcze jest istotne?
Wymagania pracodawców:
- znajomość języka angielskiego lub niemieckiego,
- skrupulatność,
- sumienność,
- dobra organizacja pracy,
- znajomość pakietu MS Office,
- umiejętność pracy w zespole,
- chęć stałego podnoszenia kwalifikacji,
- minimum średnie wykształcenie lub wyższe w kierunku administracji,
- umiejętność obsługi sprzętów biurowych,
- komunikatywność,
- zdolność analitycznego myślenia.
Jak więc sam widzisz zakres obowiązków jest spory. Musisz przede wszystkim być zawsze skupiony, gotowy do pracy i podjęcia działań. Pracy w tej branży możesz właściwie szukać gdziekolwiek, jako że pracownik biurowy to profesja występująca zarówno w wielkich korpoacjach jak i małych firmach. Najłatwiej będzie ci się gdzieś wkręcić poprzez znajomości, wtedy masz też wgląd do tego co dzieje się w firmie, kto tam pracuje, jaką wypłatę otrzymasz, co będziesz musieć robić itp. Jeśli jednak nie masz takich znajomości, głowa do góry. Z pewnością sobie z tym poradzisz.
Zacznij od pracy nad samym sobą. Zastanów się jakich cech ci brakuje, z czego byłbyś w stanie się podciągnąć. Może warto zrobić jakieś kursy? Nawet te darmowe mogą ci naprawdę sporo dać, a też dobrze wyglądają one w CV czy warto wspomnieć o nich na rozmowie kwalifikacyjnej, po tym jak już dostaniesz na nią zaproszenie. Oczywiście inną kwestią jest nauka. Najlepiej wybrać się na uczelnie wyższa i ukończyć kierunek administracyjny. Nie w każdej firmie jest to jednak wymóg, zatem jeśli już np. masz ofertę pracy w tym zawodzie, możesz zdecydować się na studiowanie w trybie zaocznym lub wieczorowym. Z pewnością pozwoli ci to także na podniesienie swoich kwalifikacji, a co za tym idzie, zarobisz więcej w skali miesiąca czy też roku.
