Zastanawiasz się jak zostać kierownikiem biura? A może jest to stanowisko, które chciałbyś kiedyś objąć. Niezależnie od tego, jaka jest odpowiedź na to pytanie, pamiętaj, że to nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać. Wymagane będzie od ciebie sporo determinacji i samozaparcia. Pisaliśmy już o tym, jak wygląda praca office managera oraz ile zarabia ktoś na taki stanowisku. Teraz chcielibyśmy, abyś razem za nami wykonał swoje pierwsze kroki w drodze na to stanowisko. Jak zostać office managerem? Odpowiadamy!
Kierownik biura (office manager) – kto to jest i gdzie go znajdziemy?
Kierownik biura, często zwany z języka angielskiego office manager jest osobą obecną w niemal każdej firmie lub instytucji, bez względu na rodzaj prowadzonej przez nie działalności. Zakres obowiązków office managera jest bardzo szeroki i w dużym stopniu zależy od profilu danej firmy. Office manager jest odpowiedzialny za zarządzanie administracją firmy, czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, przygotowywanie zamówień, zapewnienie prawidłowego obiegu informacji oraz dokumentów, nadzór i zarządzanie personelem biura, a w szczególności rozdzielanie obowiązków i kontrola ich realizacji.
Tak naprawdę kierownik biura, czyli office manager to stanowisko bardzo złożone, które niejako powstało z połączenia kilku innych etatów. Kierownik biura pełni rolę team leadera, sekretarki, asystentki i wiele innych. Oczywiście nie w całości, w końcu to byłoby niewykonalne, ale faktycznie, część obowiązków jest takich samych. Office manager to bowiem samodzielne stanowisko, niekiedy związane z zarządzaniem nie tylko powierzchnią biurową, ale również niewielkim zespołem pracowników zajmujących się zadaniami administracyjnymi.
Czym powinien się charakteryzować office manager?
Przed kandydatami na stanowisko kierownika biura nie stawia się wymagań formalnych, ich zakres zależy od preferencji pracodawcy i charakteru działalności firmy. Zazwyczaj na te stanowiska wybiera się osoby po studiach, najlepiej ekonomicznych jak np. finanse czy rachunkowość.
Znacznie ważniejsze są jednak twoje cechy charakteru niż to jaką szkołę ukończyłeś i na jakim kierunku. Co cechuje idealnego office managera (kierownika biura)? Przede wszystkim odpowiedzialność, terminowość, zaangażowanie w wypełnianiu powierzonych obowiązków, oraz umiejętność efektywnej pracy w zespole. Kierownik biura musi odznaczać się ponadpodstawową umiejętnością obsługi komputera oraz urządzeń biurowych (faksu, kserokopiarki itp.). Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, związanym z koordynacją prac biurowych firmy, jest dodatkowym atutem, choć nie jest wymagane.
Jakie wymagania musi spełniać kandydat, na office managera (kierownika biura)?
Teoria to jedno, a co mówi rynek pracy? Aby zagłębić się nieco bardziej w ten temat, postanowiliśmy wyszukać kilka ofert pracy na popularnym serwisie OLX. Tam porównaliśmy do siebie to, jakie wymagania stawiane są kandydatom na stanowisko office managera (kierownika biura).
„Wymagania:
- bardzo dobre umiejętności organizacyjne,
- komunikatywność,
- samodzielność i odpowiedzialność,
- dobra znajomość obsługi komputera, a w szczególności pakietu MS Office,
- znajomość j. angielskiego na poziomie komunikatywnym.”
„Czego oczekujemy od kandydatów:
- doświadczenia na podobnym stanowisku związanego zarówno z administracją jak i kadrami,
- znajomości angielskiego na poziomie przynajmniej C1,
- dobrej znajomości pakietu Office,
- komunikatywności oraz bardzo dobrych zdolności organizacyjnych. „
„Oczekiwania:
- minimum 2-letnie doświadczenie na podobnym stanowisku,
- bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność wyznaczania priorytetów,
- samodzielność, wielozadaniowość, proaktywność,
- skrupulatność, dbałość o szczegóły,
- doświadczenie w pracy z dokumentami,
- orientacja na efekty i jakość wykonywanych zadań,
- znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
- znajomość Excela,
- mile widziane doświadczenie w branży związanej z nowymi technologiami.”
