Zastanawiasz się nad tym, jaką pracę możesz wykonywać za komputerem w pozycji siedzącej? Możliwości masz naprawdę sporo! Z pewnością słyszałeś już nie raz o pracy na tym stanowisku, jednak czy wiesz, z czym ona tak naprawdę się wiąże? Co musi robić sekretarka? Pisaliśmy już o tym na czym polega jej praca, co należy do jej zadań i obowiązków. Teraz, chcielibyśmy poruszyć kolejną, bardzo isotną kwestię, czyli jak właściwie zostać sekretarką? Gotowy? No to do dzieła!
Czym zajmuje się sekretarka?
To, czym tak naprawdę zajmuje się sekretarka, jest zależne od firmy, właściciela, kadr oraz samego miejsca pracy. Dla przykładu, możemy wyróżnić trzy typy sekretarek:
„Zwykła” sekretarka – do jej obowiązków i zadań należy między innymi: rejestracja i organizacja wizyt gości oraz ich przyjmowanie, odbieranie telefonów, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji firmowej oraz przesyłek kurierskich, rejestracja korespondencji, rezerwacja sal konferencyjnych, prowadzenie kalendarza spotkań, monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych, współorganizacja imprez i wyjazdów firmowych, przygotowywanie pism, analiz, raportów i korespondencji dla przełożonych, obsługa oraz archiwizacja dokumentacji, rejestracja umów, dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie, udział w spotkaniach i przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu.
Sekretarka szkolna – wśród jej zadań można wymienić m.in.: prowadzenie księgi uczniów, wykonywanie wszelkich czynności związanych z ruchem uczniów (przyjęcia, przeniesienia etc.), prowadzenie dokumentacji dot. wyników klasyfikacji i promocji uczniów, obsługa organizacyjna rekrutacji uczniów, zakładanie arkuszy ocen dla uczniów, wydawanie legitymacji uczniowskich, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji, prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń uczniów, sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły oraz dojrzałości, przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli, pomoc przy organizacji egzaminów (np. maturalnych) oraz uroczystości szkolnych.
Wirtualna sekretarka/asystentka – prowadzenie strony internetowej, odpisywanie na maile skierowane do biznesu, który ją zatrudnia lub nawet zarządzanie mediami społecznościowymi. W dzisiejszych czasach promocja online jest bardzo ważna jeśli chcemy uzyskać wielki sukces. Reklamy na instagramie, facebooku czy snapchacie to coś, co działa skuteczniej niż rozdawanie ulotek – dlatego istotne jest zatrudnienie odpowiedniej osoby, która się nimi zajmie. W teorii do zadań wirtualnej asystentki może należeć wszystko, czym zajmować się może personel pomocniczy.
Jak zostać sekretarką? Jakie są wymagania na to stanowisko?
Aby dać ci nieco jaśniejszy pogląd na to, jakim wymaganiom musisz sprostać, postanowiliśmy zajrzeć na popularny portal OLX, na którym znajdziesz naprawdę wiele ogłoszeń o pracę i wyróżnić dwa przykłady.
„Sekretarka/pracownik biurowy
Wymagania:
- wykształcenie wyższe,
- znajomość języka niemieckiego w mowie i piśmie (warunek konieczny),
- doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku mile widziane,
- umiejętność pracy w zespole,
- zaangażowanie i motywacja.”
„Sekretarka/Recepcja/Asystentka do biura rachunkowego
Od kandydatów/kandydatek oczekujemy:
- Zdolności organizacyjnych (dokładność, systematyczność),
- Komunikatywności i umiejętność współdziałania,
- Wysokiej kultury osobistej, prezencji,
- Samodzielności w działaniu,
- Kreatywności i poczucia odpowiedzialności,
- Dobrej znajomości języka angielskiego,
- Dobrej znajomość pakietu MS Office,
- Prawo jazdy.””
Kto nadaje się do pracy jako sekretarka?
Nie każdy nadaje się do pracy sekretarki i jest to absolutnie zrozumiałe. Sekretarka to ktoś, kto jest bardzo dobrze zorganizowany, kto ma głowę na karku i jest w stanie skupić się na wielu rzeczach naraz. Nawet z pozoru mały, głupi błąd może kosztować firmę sporo problemów. Nie ma więc miejsca na potknięcia czy też zapominanie o terminie, gubienie papierów czy przeoczenie na nich istotnych informacji. Na twoich barkach będzie spoczywać spora odpowiedzialność. Musisz być osobą odporną na stres, ponieważ w przeciwnym wypadku, szybko będzie po tobie.
