Praca asystenta biurowego jest z pewnością nieodłącznym elementem sprawnego funkcjonowania każdego biznesu lub przedsiębiorstwa. Ciężko sobie wyobrazić dobre działanie dużej organizacji bez osoby która zajmie się „ogarnianiem” wszystkich jej elementów. Taką osobą jest właśnie asystent. Ale co tak właściwie wchodzi w zakres jego obowiązków i co musi potrafić idealny kandydat ma dobrego asystenta? Nie wiesz na czym właściwie polega taka praca a chciałbyś się dowiedzieć? Uważasz że w biurowym środowisku czułbyś się jak ryba w wodzie? W tym artykule przybliżymy ci jak wygląda praca asystenta w praktyce!
Na czym tak naprawdę polega praca asystentki w biurze? Co należy do jej zakresu obowiązków?
Jako asystentka w biurze musimy posiadać szeroki zakres umiejętności twardych i miękkich. Umiejętność pracy pod presją i w stresie może okazać się niezbędna. Oprócz tego musimy posiadać świetne zdolności administracyjne i być bardzo zorganizowaną osobą – od nas zależy jak sprawnie będzie funkcjonować biuro lub biznes. Na naszych barkach będzie spoczywać wielka odpowiedzialność – nie każdy nadaje się do takiego wymiaru pracy. Co takiego w praktyce robi asystentka w biurze? Od przynoszenia szefowi rano świeżej kawy, przez utrzymywanie dobrej atmosfery w biurze po odpisywanie na maile i sporządzanie raportów – zadań dla asystentki nie zabraknie. Jej zadaniem jest ułatwienie pracy swojemu szefowi, więc tak naprawdę to od niego zależy jakie zadania zdecyduję się powierzyć swojej asystentce. Często w tym zawodzie możemy odpowiadać za katalogowanie plików i informacji, odbieranie połączeń telefonicznych od rozmaitych ważnych klientów, przekazywanie informacji nie tylko w granicach biura ale również wysyłanie maili i wykonywanie telefonów w interesach firmy. Na tym zadania asystentki biurowej się nie kończą. Jest ona dosłownie prawą ręką szefa.
Co jeszcze więc należy do zakresu obowiązków osoby wykonującej taką prace? Nierzadko, a właściwie bardzo często ważnym obowiązkiem powierzonym asystentce lub asystentowi może być umawianie spotkań w taki sposób żeby żadne ze sobą nie kolidowały i odpowiadały zarówno szefowi jak i klientowi. Dobra asystentka powinna też z uśmiechem witać rozmaitych gości którzy mogą odwiedzić biuro. Oprócz tego może jej zostać powierzone zadanie dbania o to, żeby nikomu nie zabrakło przyborów biurowych i kupowanie nowych w razie potrzeby. Brzmi jak ciężka praca, prawda? To dlatego, że właśnie tak jest – ale dzięki temu możemy liczyć na wysokie zarobki w niej.
Kto więc nadaje się do wykonywania pracy asystentki biurowej lub też asystenta?
Musi to być osoba elastyczna i gotowa na różne nieprzewidziane sytuacje. Nie może „tracić głowy” i powinna być bardzo opanowana. Kluczowa w tym zawodzie jest zdolność podejmowania dobrych i szybkich decyzji pod presją czasu. Nie możemy być wrażliwi na stres bo w tej pracy spotkamy się z dużą jego ilością – wszystko po to by cała reszta naszych współpracowników mogła pracować spokojnie i bez zmartwień. Ważne też jest bycie dobrym w komunikacji z innymi ludźmi i bycie otwartą osobą. Dobry asystent lub asystentka nie może być gburowatą osobą która nie potrafi rozmawiać z innymi ludźmi. Na naszych ramionach prawdopodobnie będzie spoczywać duża ilość kontaktów z klientami – czy to poprzez umawiania spotkań, wysyłania i odbierania maili czy przez połączenia telefoniczne. Umiejętność dobrego zarządzania czasem jest niezbędna w tej pracy. Obecnie też w większością biur i firm wymagana jest znajomość języka angielskiego, a najlepiej jeszcze kilku innych. Wszystko po to aby ułatwić kontakt z klientem i pomóc firmie zarobić jak najwięcej pieniędzy i „działać” gładko i bez żadnych przeszkód. Jesteś osobą kompetentną i uważasz że poradziłabyś sobie z tymi wszystkimi zadaniami? Wymagająca praca to dla ciebie nic strasznego jeśli zostanie nagrodzona dobrą wypłatą? Praca asystentki biurowej może być czymś właśnie dla ciebie!
