Z pewnością słyszałeś nie raz o zawodzie sekretarki, ale czy wiesz dokładnie, na czym polega jej praca i co należy do jej obowiązków? To zawód znacznie bardziej odpowiedzialny niż mogłoby ci się wydawać. Co należy do obowiązków sekretarki? Na czym polega jej praca? Co taka osoba musi wykonywać w ciągu dnia i z czym to wszystko się wiąże? Na te i wiele innych pytań – odpowiadamy! Gotowy? No to zaczynajmy!
Kim jest sekretarka? Praca sekretarki – na czym właściwie polega?
Sekretarka / sekretarz to pracownik, który zajmuje się tzw. pracami biurowymi. Sekretarka zajmuje się zazwyczaj sprawami dla jednej osoby jak np. właściciela firmy, kierownika czy prezesa lub całej firmy. Zakres obowiązków sekretarki jest szeroki i w dużym stopniu zależny od charakterystyki oraz potrzeb pracodawcy. Inne obowiązki będzie miała sekretarka medyczna, czyli rejestratorka medyczna, a jeszcze inne sekretarka w szkole.
Czym zajmuje się sekretarka?
Do jej obowiązków i zadań należy między innymi: rejestracja i organizacja wizyt gości oraz ich przyjmowanie, odbieranie telefonów, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji firmowej oraz przesyłek kurierskich, rejestracja korespondencji, rezerwacja sal konferencyjnych, prowadzenie kalendarza spotkań, monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów spożywczych oraz biurowych, współorganizacja imprez i wyjazdów firmowych, przygotowywanie pism, analiz, raportów i korespondencji dla przełożonych, obsługa oraz archiwizacja dokumentacji, rejestracja umów, dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie, udział w spotkaniach i przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu.
Czym zajmuje się sekretarka w szkole?
Natomiast obowiązki sekretarki w szkole, będą się nieco różniły. W końcu pracuje ona w innej firmie/placówce. Wśród jej zadań można wymienić m.in.: prowadzenie księgi uczniów, wykonywanie wszelkich czynności związanych z ruchem uczniów (przyjęcia, przeniesienia etc.), prowadzenie dokumentacji dot. wyników klasyfikacji i promocji uczniów, obsługa organizacyjna rekrutacji uczniów, zakładanie arkuszy ocen dla uczniów, wydawanie legitymacji uczniowskich, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji, prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń uczniów, sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły oraz dojrzałości, przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli, pomoc przy organizacji egzaminów (np. maturalnych) oraz uroczystości szkolnych.
Czym zajmuje się wirtualna sekretarka?
Pracę sekretarki możesz wykonywać w domu lub właśnie zdalnie, zazwyczaj jako wirtualna asystentka. Zadaniem wirtualnej asystentki może też być prowadzenie strony internetowej, odpisywanie na maile skierowane do biznesu, który ją zatrudnia lub nawet zarządzanie mediami społecznościowymi. W dzisiejszych czasach promocja online jest bardzo ważna jeśli chcemy uzyskać wielki sukces. Reklamy na instagramie, facebooku czy snapchacie to coś, co działa skuteczniej niż rozdawanie ulotek – dlatego istotne jest zatrudnienie odpowiedniej osoby, która się nimi zajmie. W teorii do zadań wirtualnej asystentki może należeć wszystko, czym zajmować się może personel pomocniczy.
Kto może zostać sekretarką?
Nie każdy nadaje się do pracy sekretarki i jest to absolutnie zrozumiałe. Sekretarka to ktoś, kto jest bardzo dobrze zorganizowany, kto ma głowę na karku i jest w stanie skupić się na wielu rzeczach naraz. Nawet z pozoru mały, głupi błąd może kosztować firmę sporo problemów. Nie ma więc miejsca na potknięcia czy też zapominanie o terminie, gubienie papierów czy przeoczenie na nich istotnych informacji. Na twoich barkach będzie spoczywać spora odpowiedzialność. Musisz być osobą odporną na stres, ponieważ w przeciwnym wypadku, szybko będzie po tobie.
